É possível mudar a cultura de gestão em uma startup em crescimento?

Adoção de metodologias, como o Management 3.0, fizeram a Cheesecake Labs mudar radicalmente a maneira de gerenciar projetos e a equipe – e também ajudaram a ampliar o faturamento. Foto: Divulgação

Em uma startup, não há praticamente tempo a perder com erros de percurso. Eles ocorrem, mas a velocidade com que são identificados – e a forma como são corrigidos – acabam sendo fatores fundamentais para manter a qualidade de entregas e o sucesso dos clientes. Especialmente se a empresa está em um momento de crescimento em escala.

A startup Cheesecake Labs, de Florianópolis, que desenvolve projetos de software e aplicativos para empresas do Vale do Silício e também atende grandes projetos para companhias brasileiras, vinha de uma expansão acelerada desde sua fundação, no final de 2013, mas sentiu que seria preciso uma mudança de chave na gestão de projetos ao longo do ano passado.

Não que os resultados estivessem ruins: em 2018, a empresa alcançou um faturamento de R$ 10 milhões, 25% superior ao registrado no ano anterior, desenvolvendo projetos em diversas áreas (soluções de pagamento, blockchain, internet das coisas, e-commerce etc.) que impactaram 38,5 milhões de pessoas em diversos países. Mas a própria evolução nos negócios, e as demandas do novo perfil de clientes, exigiu novas respostas na forma de gerenciar os times e entregar os projetos.

Formada por cinco amigos egressos da Universidade Federal de Santa Catarina, a Cheesecake cresceu atendendo a demanda de empresas da Califórnia por softwares, aplicações e plataformas online sob medida. Como lembra Guilherme Hayashi, diretor de Projetos, “no início trabalhávamos como uma extensão do time do nosso parceiro, por isso não tínhamos uma demanda de gestão de projetos. Fomos crescendo ano a ano, mas esse modelo não era escalável nem sustentável”.

Com o crescimento, foram surgindo clientes que buscavam projetos maiores e com maior necessidade de controle de escopo, custo, cronograma e entregas. “O modelo inicial funcionou bem de acordo com o perfil dos primeiros clientes, que não exigiam tanto controle nos projetos. Por isso, sempre tínhamos um desenvolvedor, um líder mais técnico do que gestor, à frente de cada projeto”, comenta Guilherme.

A falta de uma cultura de gestão de projetos tornava os processos mais lentos e a tomada de decisões (como a alocação de pessoas nas equipes), um tanto dolorosa. “Mesmo com reuniões semanais para trocar informação geral dos projetos, começamos a sentir alguns problemas. A forma como estávamos montando e desmontando times ao longo do projeto não estimulava o envolvimento dos profissionais, o senso de ownership e entendemos naquele momento que seria necessária uma revisão de nossos processos de gestão”, detalha o diretor de Projetos.

PRIMEIRO DESAFIO: A NOVA FORMATAÇÃO DOS TIMES

A evolução nos negócios e as demandas do novo perfil de clientes exigiram novas respostas na forma de gerenciar os times e entregar os projetos, comenta o diretor Guilherme Hayashi. / Foto: Divulgação Cheesecake Labs

Na avaliação do CEO da consultoria Plathanus, Pascoal Vernieri, responsável pelo trabalho na Cheesecake Labs, o desafio inicial era entender quais as dificuldades daquele formato de atuação nas equipes, quais eram os problemas mais comuns e como criar uma nova forma de desenvolver os projetos. “Foi um trabalho baseado nos conceitos do Management 3.0, uma construção conjunta para entender como cada um podia crescer”, recorda.

A primeira atividade envolveu uma imersão ao longo de um mês com toda a empresa alocada em grupos, que utilizaram práticas de design thinking para identificar os problemas e propor soluções. O resultado foi levado aos diretores, que se sensibilizaram com relação às dificuldades relatadas e entenderam como seria possível fazer a mudança de chave: estruturar a equipe em times, entender as competências e necessidades de desenvolvimento de cada um (um trabalho acompanhado de perto pelo setor de Recursos Humanos) e criar, a partir disso, times multidisciplinares.

Uma das primeiras soluções foi desenvolver times menores, mais dedicados para atender cada projeto. “No modelo anterior, não haviam equipes definidas, então a gestão gastava muito tempo em discutir alocação de pessoas, montagem e desmontagem das equipes e isso prejudicava o senso de liderança e de pertencimento aos projetos”, compara Pascoal. Outra ideia implementada foi a divisão física das equipes na empresa: com um formato de mesa em U, cada time – que tinha um nome próprio, inspirado na variedade de queijos (uma alusão ao nome da empresa) – ficava mais próximo, facilitando a interação e a comunicação.

UM NOVO PERFIL DE LIDERANÇA

Além das mudanças físicas, o projeto impactou também em um novo modelo de liderança para estas equipes: “com essas novas práticas, ficou claro o perfil necessário para os líderes, que não devem ser um chefe convencional, mas sim um facilitador, que divide responsabilidades e atua também junto com o cliente, fazendo ao mesmo tempo que as pessoas se desenvolvam dentro dos times”, destaca Pascoal.

Na visão de Guilherme, a Cheesecake Labs sempre teve um perfil horizontal de liderança, com a presença dos diretores próximos à equipe, mas o novo modelo de gerenciamento, no qual o líder técnico foi substituído por um líder com expertise de gestão e de projetos foi considerado uma das principais mudanças ao longo do processo: “ter alguém que representa a diretoria em cada time, ajuda a escalar a cultura da empresa e vai fazer o trabalho mais duro de um líder, que é tomar as decisões difíceis e dar o feedback necessário, por exemplo, fez toda a diferença”.

O trabalho, que começou em agosto de 2018, já trouxe resultados palpáveis ao longo dos sete primeiros meses. “Nós estimamos, na metade do primeiro quarter de 2019, um crescimento de 30% na comparação com todo o primeiro quarter do ano passado. E isso praticamente com o mesmo volume de pessoas que tínhamos no período, o que mostra como ganhamos também em produtividade”, calcula Guilherme Hayashi. De acordo com a empresa, a meta foi revista recentemente e a perspectiva de expansão neste quadrimestre foi atualizada para 45%. 

No início do ano, uma nova geração de líderes assumiu a gestão da Cheesecake Labs, comandados pelo CEO Marcelo Gracietti. Os quatro sócios fundadores – Victor Gomes, Cassio Marcos Goulart, Alex Cordeiro e Marcelo Salloum dos Santos – passaram agora a atuar em um comitê dedicado ao desenvolvimento estratégico, de olho em novos projetos e na análise do mercado interno e externo – para 2019 a meta é superar o crescimento obtido no ano passado.

Reportagem: Fabrício Rodrigues, scinova@scinova.com.br