Em seis meses, Ministério Público de SC digitaliza 88% de processos e documentos

Órgão usava sistema digital há seis anos, mas foi durante os meses da pandemia que se deu a “virada de chave”, com apoio da Softplan, fornecedora do sistema. Até o início de 2020, 98% dos processos tramitavam em papel.

[FLORIANÓPOLIS, 05.08.2020]
Redação SC Inova, com informações da Assessoria de Imprensa

O avanço da pandemia da Covid-19 acelerou o processo de transformação digital no Ministério Público de Santa Catarina, que praticamente inverteu o índice de digitalização  nestes primeiros meses de 2020. O órgão utiliza há seis anos um sistema de gestão de processos administrativos, fornecido pela Softplan, mas até janeiro deste ano 98% dos processos e documentos ainda tramitavam em papel. Em julho de 2020, a situação virou e agora 88% destes processos e da documentação estão em formato digital. 

Um desafio de transformação que contou com o apoio da desenvolvedora do sistema e também com o engajamento dos servidores e administração do órgão. Segundo Orlando da Silva Baptista, Gerente de Sistemas de Informação do Ministério Público, a nova rotina digital está mudando positivamente as atividades de uma forma que, há algum tempo, seria improvável.Esse movimento pode ser medido por meio de comparações com o modelo de trabalho anterior, por exemplo:

– A ruptura na forma de trabalho com relação à transferência do meio físico para o digital, alteração que demanda grande esforço na quebra de paradigmas e aspectos culturais dentro do órgão;

– Receio de que os dados pudessem ser perdidos ao usar o processo digital.

– Limpeza e acompanhamento das filas de trabalho.

– Eliminação de planilhas e e-mails paralelos para o controle de processos.

– Falta de conhecimento no uso da ferramenta.

– Processos físicos antigos que deverão ser transformados em digital.

Um dos pontos considerados cruciais neste momento foi a missão de sensibilizar e recapacitar os servidores do MPSC, o que foi feito em tempo recorde pela equipe de Capacitação da Softplan. “Em três encontros virtuais com uma média de 250 servidores participantes, tivemos a certeza de que a recapacitação foi bem recebida e muito bem aproveitada pelos servidores pois houve muita interação, além dos feedbacks extremamente positivos”, ressalta Ana Christina da Silva, Coordenadora de Capacitação da Softplan. Além das videoaulas, foram produzidos diversos artefatos e materiais didáticos que auxiliarão permanentemente os usuários.

Além das ações de recapacitação, o MPSC e a Softplan disponibilizam quatro canais de atendimento aos servidores, um deles uma equipe residente formada por quatro profissionais que atuam diretamente no Ministério Público. “Estamos o tempo todo monitorando indicadores de desempenho e trocando informações com os gestores do sistema para contornarmos os gargalos e explorarmos as funcionalidades do Sistema ao máximo”, explica Nildo Beppler Junior, coordenador da equipe.

EXPECTATIVA DE REDUÇÃO DO TEMPO EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

O Sistema de Gestão de Processos Administrativos não é somente uma ferramenta de digitalização de documentos – ele oferece funcionalidades que atuam diretamente no desempenho do trabalho administrativo e conta hoje com 3.772 usuários ativos de um total de 4.405 servidores do MPSC. 

Hoje em dia mais de 70 atividades administrativas são monitoradas pelo Sistema, trazendo agilidade ao processo e economia de recursos públicos. Um exemplo é a digitalização da Autorização de Fornecimento e/ou Serviço – AF/AS. No modelo antigo, cada fornecedor autorizado a prover um produto ou serviço ao MPSC recebia um telegrama com a autorização de fornecimento.

Esse protocolo de envio consumia horas de servidores apenas para o processo de envio desse documento além dos custos com correio. Com o uso do Sistema, o fornecedor recebe um e-mail autorizando o fornecimento e/ou a execução do serviço (AF/AS) – com a assinatura digital ele pode conferir a autenticidade do documento na pasta digital disponível externamente.

“Temos expectativa de significativa redução do tempo despendido nos trâmites administrativos comparado ao processo físico”, planeja Denise da Cunha Keineck, Coordenadora de Planejamento do Ministério Público de Santa Catarina.