“Mesmo sem ter certeza do que viria pela frente, compramos o desafio”

Três empreendedoras contam como foi organizar, sem nenhuma experiência prévia, o ISAFloripa17, maior evento internacional de profissionais de UX Design

Se você não está familiarizado com o termo UX Design (design focado na experiência do usuário), nem sabe exatamente o que fazem os profissionais desta área, talvez nem saiba que Florianópolis recebeu, em novembro passado, cerca de 1.500 pessoas e 17 palestrantes de diversos países (EUA, China, Suécia, Finlândia) para o Interaction South America 2017, maior evento internacional já realizado neste segmento.

Com um detalhe: o evento só aconteceu por conta de três empreendedoras de UX Design que, mesmo sem nenhuma experiência em organizar algo deste porte, meteram a cara, bateram cabeça e perderam incontáveis horas de sono para vencer o desafio.

“Nos últimos anos foi ficando mais claro para as empresas que o design vai muito além de fazer telas bonitas. Com essa evolução da mentalidade dos profissionais da área de tecnologia e percepção da importância de projetar soluções fáceis de usar, temos visto um grande aumento na procura por profissionais com esse perfil. Acreditamos que o ISAFloripa17 trouxe reflexões sobre como o UX se envolve com as diversas áreas, como a comunicação, tecnologia, humanas e negócios” resumem as organizadoras.

Neste relato exclusivo para o SC Inova, as responsáveis pelo ISA Floripa Ana Althoff, Patrícia Prado (ambas da Ideativo Design) e Priscilla Albuquerque (Catarinas Design) compartilham as dificuldades, os micos, objetivos e resultados desta experiência.

Em três dias, evento levou 1500 pessoas ao centro de eventos de Canasvieiras, no norte de Florianópolis. Foi a maior edição do ISA já realizada. / Fotos: Divulgação ISA Floripa 17

Os desafios de criar um evento do zero:

O ISA Floripa 17 é um evento internacional organizado pelos capítulos do Interaction Design Association – IxDA, e aconteceu nos dias 9, 10 e 11 de novembro, no Centro de Eventos Governador Luiz Henrique da Silveira. Foi organizado pelo capítulo de Florianópolis com ajuda dos capítulos de Blumenau, Joinville, Porto Alegre e Recife.

A gente tinha nossas rotinas com casa, família, empresas, mestrado, tudo acontecendo ao mesmo tempo. O desafio começou muito cedo quando fomos em busca de conhecer melhor como é organizar um evento, e sinceramente, tivemos gafes memoráveis. Durante uma reunião com um produtor de eventos, conversando sobre equipe, não passou pela nossa cabeça que deveríamos comer durante os três dias de evento. Foi hilário! São coisas que para a vida normal isso acontece naturalmente, não imaginávamos que era necessário nos preocupar com isso.

Sim, tudo deve ser pensado, desde a quantidade de comida, a hora, como será servido. Esse detalhes devem ser descritos e planejados, tem custos e responsáveis para executar cada partezinha. Demorou um tempo até internalizarmos tudo. Com a chegada da Lush, nossa produtora, vimos que as demandas internas também deveriam ser planejadas e tudo ficou mais claro, a partir daí nossas planilhas só cresceram. Como quem faz o que, quanto custa, o tempo para executar tudo. Enfim, uma enxurrada de atividades que até então não tínhamos nos preocupado.

Tiveram muitos momentos de decisões, bem delicadas e importantes para tudo. A primeira grande decisão foi o formato e o local, demoramos muito tempo para bater o martelo. A ideia inicial era muito diferente do que veio a ser o #isafloripa17. No início queríamos mostrar Floripa para todo mundo, disseminando as palestras em locais no centro de Florianópolis, mas diversos fatores nos levaram a encarar que não seria viável. Então, partimos para diversos planos B, até fechar com o Centro de Eventos Governador Luiz Henrique da Silveira, em Canasvieiras. Desse momento em diante tudo aconteceu.

A rotina

Falando da rotina, era difícil: gerir a quantidade de pessoas do time local, delegar tarefas, fazer encontros semanais, manter eles ativos, assim como a comunidade. Nos momentos de fechamento dos trabalhos de submissões foi um momento de madrugar: várias conferências, planilhas, não errar nada. E, claro, a duas semanas antes para fechar tudo, forncedores, financeiro etc. para dar tudo certo. Nas semanas do evento então nem se fala, a gente pegou junto no hotel de madrugada revendo e conversando sobre tudo.

Tivemos uma média de 1500 pessoas, contando com staff e organização em todo o evento. Foram submetidos mais de 300 trabalhos e desses 167 foram apresentados no primeiro dia do evento. Nos últimos dias contamos com 17 palestrantes convidados, esses vieram de diversos locais do mundo como a China, Suécia, Finlândia, Estado Unidos e por aí vai.

Na área interativa do ISA Floripa, a exposição de tecnologias como realidade aumentada foram uma atração à parte.

Projetando o formato de um evento

Durante os últimos anos percebemos que a comunidade estava amadurecendo e que era o momento de colocar todo mundo pra conversar. Por isso, pensamos em um formato que fizesse uma integração entre acadêmicos e profissionais, depois articulamos as áreas de negócios, humanas, tecnologia e comunicação. Além de diversas dinâmicas para fazer o povo conversar e interagir fora da formalidade do evento.

As experiências que tivemos dos outros eventos nos ajudaram a projetar o formato das palestras do primeiro dia do evento (que eram palestras enviadas da comunidade). Sempre ouvimos que o deslocamento de uma sala para outra era problemático, sendo assim decidimos fazer o formato de palestras silenciosas, foi arriscado e compramos a briga e fomos nessa linha. Durante o primeiro dia assim que as pessoas foram chegando, ficavam olhando e estranhado tudo, foi um pouco caótico, mas normal todo mundo estava aprendendo sobre aquela nova maneira de assistir palestras. Nossa equipe deu um banho de gestão e administraram bem e, por isso, o formato foi um dos itens mais elogiados, o pessoal adorou!

Esse formato e dinâmicas auxiliou a diluir o conhecimento entre todos os participantes que vinham de diversas áreas desde o pessoal de desenvolvimento, passando pela galera da comunicação, gestores e professores, foi uma mistura boa que ajuda a levar os conceitos de UX para outras áreas.

Na plenária,  palestrantes internacionais dos EUA, China, Suécia e Finlândia apresentaram as principais tendências do segmento

Como o evento poderia contribuir para os profissionais da área?

Nos últimos anos foi ficando mais claro para as empresas que o design vai muito além de fazer “telas bonitas”. Com essa evolução da mentalidade dos profissionais da área de tecnologia e percepção da importância de projetar soluções fáceis de usar e que façam sentido a partir do ponto de vista dos usuários, temos visto um grande aumento na procura por profissionais com esse perfil.

Foi um caminho natural até a comunidade de UX ficar amadurecida, ainda é preciso descolar um pouco o discurso para a prática. Muitas empresas já entenderam essa realidade e agora a buscam profissionais habilidosos que consigam trabalhar permear sistemas legados com novas tecnologias. É um caminho árduo, mas necessário. Acreditamos que o ISAFloripa17 trouxe reflexões sobre como o UX se envolve com as diversas áreas, como a comunicação, tecnologia, humanas e negócios. Afinal, um designer trabalha essas questões quando é necessário tomar decisões projetuais.

Esta foi a última edição do ISA – Interaction South America, nossa comunidade cresceu e agora conta com alguns países da América Central, por isso vai se chamar ILA (Interaction Latin America) e, como o evento é itinerante e a própria comunidade vota na próxima cidade-sede, a ganhadora para recepcionar o primeiro ILA será o Rio de Janeiro. Já estamos carinhosamente chamando de ILArio2018.