O desafio da 1Doc para digitalizar a gestão de documentos nas prefeituras brasileiras

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O desafio da 1Doc para digitalizar a gestão de documentos nas prefeituras brasileiras

Nascida a partir de uma experiência na cidade de São José (SC), startup investida pela Softplan espera dobrar o número de clientes em 2018.

Nascida a partir de uma experiência na cidade de São José (SC), startup investida pela Softplan espera dobrar o número de clientes em 2018. / Foto: Divulgação 1Doc

Quando Jéferson Castilhos chegou à prefeitura de São José, na Grande Florianópolis, para ser o diretor de Informações e Sistemas, se surpreendeu com a infraestrutura digital do município: além de dispor de um datacenter de última geração, praticamente todas as localidades tinham acesso a rede de fibra óptica. Naquele período, 2012, tinha sido criada uma comissão gestora de tecnologia e sistemas que iria avaliar os projetos da cidade e teria controle sobre todas essas informações.

Mas assim que assumiu, veio um choque de realidade: toda a comunicação era feita no papel, demorava-se meses para efetivar compra de material de escritório, boa parte da equipe não tinha sequer um e-mail oficial, enquanto pessoas de diversas áreas e escalões pediam acesso às pastas de fiscalização da prefeitura. Quem estava no mesmo barco que Jéferson à época era Jaison Niehues, formado em Ciências da Computação e com larga experiência em desenvolvimento de sistemas sob medida, que já tinha empreendido em uma software house alguns anos antes.

Para dar sequência no projeto de digitalização das rotinas na prefeitura, Jéferson sugeriu a utilização de um sistema de comunicação eletrônica. Começou a saga por encontrar um software bom – e seguro. “Tivemos muita dificuldade, o único que nos foi apresentado tinha falhas absurdas, o Jaison conseguiu acessar documentos que deveriam estar protegidos e além disso o custo era alto. Depois buscamos empresas para desenvolver uma solução de acordo com o precisávamos, mas também não deu certo, acabavam sempre complicando o que deveria ser simples” lembra Jéferson.

A saída foi fazer o software por conta própria. “Se quiserem um sistema bem feito, eu mesmo vou fazer”, decidiu Jaison, que levou pouco mais de três meses para concluir um protótipo. Este foi o embrião da 1Doc, startup que nasceu com uma solução para digitalização de documentos no setor público e que hoje atende 35 prefeituras, em estados como São Paulo, Santa Catarina, Paraná e Rio Grande do Sul, por exemplo.

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O software desenvolvido “em casa” acabou se tornando um sucesso, muito em função da simplicidade de utilização. “Entendemos o que era preciso ter nessa ferramenta para que todos tivessem interesse em usar: devia ser mais fácil que abrir o Word ou até mesmo mandar um e-mail. Uma plataforma amigável que mostrasse benefícios reduzindo a burocracia”, resumiu Jéferson. No primeiro dia de testes, reuniu uma equipe de 40 pessoas da prefeitura para fazer o treinamento na plataforma e, ao fim do mesmo dia, já tinha 100 pessoas utilizando. “Desde o dia zero o nosso MVP já funcionava bem. Ele tinha as mesmas características básicas do que temos hoje. Assim um usuário foi convidando o outro e conseguimos escalar de maneira natural”, ressalta Jaison.

Com a validação do produto, Jaison deixou a prefeitura no final de 2013 para se dedicar à empresa e buscar novos clientes para o software. E os primeiros vieram na vizinhança, as prefeituras de Biguaçu e Palhoça. “Cobrava um valor irrisório, que nem cobria os custos, mas foi importante para entender como replicar isso para outros municípios”, recorda o desenvolvedor. Enquanto isso, Jéferson continuava na prefeitura em São José, que começava a entrar em evidência graças ao sistema: “várias cidades nos procuravam, queriam conhecer o case do memorando eletrônico. Naquele momento, tão importante quanto ter alguém, como o Jaison, vendendo o sistema, era ter alguém falando sobre o case que construímos. Se o Jaison não tivesse saído antes e ter tomado a decisão de estruturar a empresa de fato, não seríamos o que somos hoje”, explica Jéferson.

Em busca de novas prefeituras

A partir de 2014, os dois se uniram em definitivo na empresa, que inicialmente se chamou Otimize, depois mudou para E-Doc até se tornar, enfim, 1Doc. Era um momento propício – pré-crise – para oferecer a solução às prefeituras e o volume de clientes aumentava. A receita, porém, era baixa e isso geraria dificuldades financeiras ao longo dos dois anos seguintes. Quando tinham apenas três clientes, chegaram a receber um aporte de investidores, mas preferiram devolver o dinheiro com medo de perderem o controle sobre o desenvolvimento do sistema.

A equipe da 1Doc, de 16 pessoas, desenvolve um sistema que atende 35 cidades e uma população de 3,3 milhões de pessoas. / Foto: Divulgação 1Doc

Dessa época, Jéferson lembra: “éramos assediados por empresas maiores mas sempre entendemos que conseguiríamos nos estabelecer sem nenhum tipo de aporte. Nós trabalhamos 14 horas por dia, nossa motivação não é ganhar mais ou menos dinheiro, mas sim desenvolver uma empresa da forma como nós acreditamos”. Ele vai além: “temos uma máxima que os pedidos dos clientes têm que fazer sentido, ou seja, que possa ser replicado para outros clientes. Se não servir para melhorar a base do serviço, não fazemos”.

Somando todos os clientes, a plataforma hoje envolve cidades com uma população total de 3,3 milhões de pessoas e a digitalização dos processos e documentos resulta numa economia estimada de 4,5 milhões de impressões – ou R$ 501 mil aos cofres públicos – que podem poupar 228 árvores. Na cidade de Itapema, por exemplo, o sistema da 1Doc migrou e centralizou 360 mil documentos, num potencial de economia de R$ 110 mil. Em Caçador, no oeste catarinense, foram emitidos desde 2016 mais 890 mil documentos oficiais por meio da plataforma, que gerou uma redução de custos de R$ 174 mil.

O trabalho simples e eficaz da startup junto à área pública chamou a atenção da Softplan, uma das maiores desenvolvedoras de softwares de gestão do país, que tem uma unidade de negócio focada em Gestão Pública. Nos últimos anos, a empresa começou a buscar – e investir – em iniciativas inovadoras que pudessem ter sinergia com o portfólio de clientes e soluções. E chegaram à 1Doc, em 2017.

“Pros gestores, o principal atrativo é a transparência das ações: medimos em tempo real o engajamento e a eficiência de todos os setores da prefeitura”. Jéferson Castilhos, cofundador da 1Doc.

“Algumas prefeituras que eram clientes da Softplan começaram a nos procurar. E a empresa entendeu que nós éramos o novo player, com uma plataforma com boa propensão a escalar. O que mais nos motivou a aceitar o aporte de recursos da Softplan é que não se trata de um fundo de investimentos, mas sim de uma empresa que atua nesse mercado e que nos deu autonomia total”, explica Jéferson.

A empresa, hoje sediada na própria Softplan, no Sapiens Parque, conta com 16 pessoas e vai investir os recursos – de valor não divulgado – na realização de eventos, marketing e desenvolvimento tecnológico. “Nosso pior ano foi 2016, quando tivemos um crescimento de 32%. Neste ano queremos dobrar o número de clientes e também de usuários na plataforma, que hoje somam mais de 100 mil pessoas”, calcula Jéferson.

Em média, entre 20% e 25% do corpo total de funcionários de uma prefeitura utiliza a plataforma da 1Doc, em geral os funcionários da área administrativa e operacional: “é um meio de transportar informações, liberar pastas de acessos, abrir decretos, ofícios etc. Toda comunicação oficial do órgão público é feito pelo nosso sistema. Pros gestores, o principal atrativo é a transparência das ações: medimos em tempo real o engajamento e a eficiência de todos os setores da prefeitura”, analisa o cofundador.

A visão de futuro, antecipa Jaison, é a empresa se fortalecer com soluções self service, em função da automatização cada vez maior das tarefas, enquanto oferece eventos de capacitação aos municípios. “Há quem pense que o dinheiro brota do nada no setor público, mas quando soma tudo os gastos parecem irreais. Não tem outra saída a não ser documentar tudo e ter transparência”, reforça.